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保存期間のある文書の保存方法 ビジネス



保存文書は 捨てないと、増え続ける


 法律で保存期間が決められている文書がありますが、倉庫に奥からどんどん入れていると増え続け収拾がつかなくなります。文書の電子化もありますが、保存期間を決めるのが役所なのでまだまだ紙文書が多く、保存期間が伸びたり種類が増えたりして大変です。

 特に人事異動が多い会社は、自分が担当の内に倉庫がオーバーフローしなければ責任を問われないので、増え続けても放置されるのではないでしょうか。
 
 なぜなら、保存義務はありますが処分義務は無いからです。
 そして捨てるのは面倒だし、処分の許可や伺いが必要になったり責任問題になってもいけないのでついつい増えてしまいます。

捨てないと置けないようにする


 そこで、保存期間の年月分の棚を用意します。(それ以上は使わない)
 一年保存なら12ヶ月分の棚を用意します。
 そして、前年のその月の分を捨てて、今年の分を置くようにします。
 
 保存期間が複数ある事がほとんどだと思いますが、重なった年月には2種類置くようにして、同じように捨てて置くサイクルにします。
 たったこれだけで、文書の総量が増えないと思います。

家庭の服や靴も総量規制


 服や靴も油断すると増え続けるので、タンスや靴箱に入らなくなると着ない履かないものは処分するようにします。
 そうすれば収納ケースやタンスを買うことも無く出費を減らせます。
 
 ただし、服は捨てるのに罪悪感を感じたりするので、オークションに出したり福祉団体が行っている古着の回収に出すと処分しやすいと思います。
 
 処分すると気持ちが良いものです。
 モノは所有しているだけで、精神的に負担になっているようです。

 

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